El trabajo cotidiano en las empresas y organizaciones se automatiza con sistemas informáticos conocidos como BPM (Business Process Manager) y Workflow (Flujo de trabajo) que distribuyen las tareas entre los colaboradores, con la información de cada asunto y documentos relativos, y al terminar la parte de cada colaborador pasa el asunto al siguiente.

Estos sistemas permiten a cada empresa diseñar los procesos de negocios como los necesitan: con la información que manejan y el flujo de información que requieren, lo que marca su diferencia con las anteriores generaciones de sistemas informáticos para empresas, que ofrecen funcionalidad pre-diseñada, a la que deben ajustarse las empresas.     Puede diseñar sus propios procesos de negocio, como: pedidos, cobranza, trámites de clientes o del público, informes de gastos, actividades, etc.

En general, las soluciones del tipo ERP tienen un costo prohibitivo para la mediana y pequeña empresa, por lo que sus ventas se concentran en las grandes empresas, y por ello están diseñados para los procesos de negocios comunes en las grandes empresas.    

Las Pymes tiene procesos de negocios menos complejos, pero más diversificados que las grandes empresas, y por ello es frecuente que no encuentren un ERP que pueda adaptarse a su necesidad.

Info-Total  tiene una forma distinta de resolver el problema de integrar, capturar, organizar y distribuir la información, pensada para las pequeñas y medianas empresas.     En vez de los múltiples módulos del ERP para procesos comunes, que programadores especializados adaptan a las necesidades del usuario, en un BPM el usuario modela los procesos que necesita y el BPM genera  el código para implementarlos.   Las ventajas de este enfoque son varias:

  • No esta restringido a los módulos disponibles, porque diseña los procesos como quiere, adaptándolo a sus necesidades específicas.  

  • Ningún proveedor de software puede conocer su empresa mejor que Ud.  Tanto el ERP como el BPM requieren que su funcionalidad la defina quien conoce a fondo los procesos de la empresa.   En un BPM la hace quien conoce la empresa, y como puede probarla inmediatamente, fácilmente corrige.      En un ERP la hacen programadores especializados, que tienen que aprender cómo funciona su empresa, para adaptarlo; esto significa que le cobran el aprendizaje y la adaptación.    Diversos reportes  identifican como principal factor de fracaso en la implantación de sistemas empresariales la inadecuada comprensión del especialista en software de sus procesos.  (Chen, I J. "Planning for ERP Systems: Analysis and Future Trend." College of Business Administration, Cleveland State University. Cleveland, Ohio. Business Process Management Journal. Vol. 7, No.5 2001)

  • La implantación de un ERP dura muchos meses, lo que significa que hará una fuerte inversión antes de verificar si los resultados son satisfactorios.   Con Info-Total el riesgo se reduce notablemente porque no hay inversión.   Inicialmente puede probarlo sin costo, y después paga una renta mensual, que puede cancelar cuando quiera.   Solo paga por resultados.

  • Las empresas tienen que modificar sus procesos cuando cambia el mercado, las leyes y muchos otros factores.   Usando ERP tienen que pagar la modificación a los especialistas, en Info-Total, no.

Las Pymes utilizan la informática en forma diferente a las grandes empresas: inicialmente usan Excel y compran algunos paquetes de contabilidad, ventas, etc. conforme los necesitan, sin tener una planeación de la integración de información.    Como consecuencia, cuando migran a un paquete tipo ERP tienen que desechar todo su trabajo y experiencia anterior en informática, lo que es muy costoso en términos de horas-hombre.   

Info-Total utiliza el trabajo previo en informática: Excel, paquetes comerciales, etc. y lo integra usando la tecnología desarrollada por Microsoft para el sistema operativo Windows a lo largo de 2 décadas: ODBC y OLEDB, que permite a otro programa de computadora leer los archivos de Excel y las bases de datos   La ventaja es que puede seguir usando lo que le ha funcionado