Para diseñar el sistema automatizado de procesos de negocios en Info-Total, inicia con la planeación del proceso, definiendo que hace cada proceso y la información que maneja:

A.1 - Diagrama del proceso: ¿Cuales son las etapas del proceso y su secuencia?

















A.2 - Información del proceso:
¿Que información se captura o actualiza  en sus varias etapas?
¿Que documentos, imagenes, etc. pueden necesitar los usuarios en cada asunto de este proceso?
¿Que acciones automatizar en cada etapa?  Por ejemplo:
  • Consulta de información relevante: listas de precios, y inventario de productos, etc.
  • Imprimir automáticamente documentos requeridos por esa etapa del proceso, con datos del proceso y tablas relacionadas
  • Generar automáticamente hojas de excel para reportes y cálculos, agregando información  del proceso y tablas relacionadas.
  • Envio masivo de EMail sobre los avances del proceso a los interesados por medio del correo electrónico
  • Llamar telefónicamente a las personas referidas en ese etapa del proceso
  • Usar servicios disponibles en Internet, útiles a esa etapa del proceso, por ejemplo: Google Docs para compartir documentos con los interesados, por medio de Internet
  • Ejecutar programas de computadora, utilizados en esa etapa del proceso
  • Presentar documentos útiles en esa etapa del proceso: políticas comerciales, manuales de procedimiento, etc.


A.3 - Información complementaria:
¿Que información conviene para apoyar la realización de  tareas y toma de decisiones durante el proceso?     Usa Info-Total, que integra la información de sus computadoras en red, para obtener consultas detalladas y estadísticas.    Por ejemplo:

  • Para la etapa: Pedido, los agentes necesitan consultar y modificar sus propios pedidos.  Para esto se diseña una consulta y modificación de las pedidos,

  • Para la etapa de autorización, se necesita consultar el historial de pagos del cliente.  Para esto se diseña una consulta de las facturas pendientes por cliente, que maneja un paquete de contabilidad en una base de datos Access.

¿Que reportes ejecutivos son útiles para supervisar el proceso?
Para analizar los resultados del proceso, use las estadísticas para obtener una visión panorámica.   Por ejemplo:

  • Cantidad de productos vendidos por cliente mensualmente, que le da información clave para realizar el seguimiento de los clientes importantes, los que han dejado de comprar, etc.


PLANEACION DEL PROCESO